UŞAK ÜNİVERSİTESİ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI

 

STRATEJİK PLANI

(2020 / 2024)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Uşak 2018 

 

 

 

 

 

 

 

SUNUŞ

 

 

 

 

 

Kurumlar devamlılıklarını sürdürmek, kendilerini var olduğu durumdan daha iyi yerlere taşıyacak fırsatları yakalamak, muhtemel tehditlerden korunmak için geleceğini planlamak zorundadır.

 

Biz de İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı olarak “En iyiye, daha ileriye” sloganından hareketle, birimimiz adına geleceği öngörebilmek için periyodik olarak hazırladığımız stratejik planımızın amacına ulaşması temennisiyle…

 

 

 

 

 

                         

                         

                         

            Süleyman SANLI 

İdari ve Mali İşler Daire Başkanı V.                

 

 

     

 

 

 

 

 

 

İÇİNDEKİLER

 

STRATEJİK PLANLAMA SÜRECİ

 

DURUM ANALİZİ

 

1.      Tarihçe 

2.      Örgütlenme 

3.      Fiziki Durum 

4.      İnsan Kaynakları 

5.      Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi

6.      Faaliyet Alanları İle Ürün ve Hizmetlerin Belirlenmesi

7.      Paydaş Analizi

8.      GZFT Analizi

9.      Çevre Analizi

 

STRATEJİK PLAN

 

v  Misyon

v  Vizyon

v  Temel Değerler

v  Stratejik Amaçlar

v  Stratejik Hedefler

v  Stratejiler

v  Performans Göstergeleri

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

STRATEJİK PLANLAMA SÜRECİ

 

 Stratejik Planımız; yürürlükteki mevzuata ve Üniversitemiz stratejik planına uygun olarak, ilişkide olduğumuz gerçek ve tüzel kişileri dikkate alarak, kurum içi ve çevre analizi yapılarak, müşteri ihtiyaç ve beklentileri dikkate alınarak, teknolojik imkanlarla donanmış, çağdaş ve bilimsel tüm gelişmeleri çalışmalarına yansıtan, etkin, verimli ve nitelikli personele sahip, şeffaf ve hoşgörülü bir İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı yaratmak amacıyla hazırlanmıştır. 

 

 İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı’nın stratejik planı,   2020-2024 yılları için revize edilerek aşağıdaki grup tarafından hazırlanmıştır. 

 

 

Konu:    İMİDB.’nın Stratejik Plan Çalışma Ekibi

                                                                                                    23.07.2018  

PERSONEL

ÜNVANI

ADI VE SOYADI 

Süleyman SANLI

Daire Başkanı V.

Cengiz DIBIRDIK

Şube Müdürü

Mehmet KAYA

Şube Müdürü

 

 

DURUM ANALİZİ

 

1. Örgütlenme  

 

 

 

Başkanlığımız Tahakkuk Şube Müdürlüğü, Satın alma-İhale Müdürlüğü, Ayniyat-Kiralama Müdürlüğü ve bu müdürlüklere bağlı şeflikler ile Sivil Savunma Uzmanlığından oluşmaktadır.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

TEŞKİLAT ŞEMASI

 

   Şekil: Birim Hiyerarşik Yönetim Şeması 

 

  

2.Fiziki Durum

 

Başkanlığımız Üniversitenin Bir Eylül Yerleşkesinde hizmet vermektedir. 1 yönetici odası, 3 adet yönetici yardımcısı odası, 15 adet personel odası, 2 adet arşiv, 1 adet depo, 2 adet toplantı odası, 1 adet sekreterlik odası, 1 adet ambar olmak üzere toplam 26 odadan oluşmaktadır.

 

2.1- Ofisler ve Depolar

 

Birim

Sayısı

(Adet)

Kapalı Alanı

(m2)

Kullanan Personel Sayısı

Daire Başkanı Odası

1

44,55

1

Sekreterlik

1

25,96

2

Taşınır, Kiralama, Ulaşım, Tahakkuk müd.

6

25,96

15

İhale, Satınalma Şube müd.

3

18,92

6

Arşiv 1

1

33,63

0

Arşiv 2

1

18,92

0

Kırtasiye deposu

1

18,92

0

Toplantı  odası

1

49,84

0

D.B. Toplantı odası

1

46,53

0

Sivil Savunma Deposu

1

36,295

0

Ambar

1

503,5

1

Koridor ve diğer alanlar

 

140

2

  

2.2- Dayanıklı Taşınırlar

 

Başkanlığımız idari faaliyetlerinin yürütülmesinde bilgisayar, yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinası, telefon kullanılmaktadır.

SIRA NO

CİNSİ

MİKTARI

1

 

Masa Üstü Bilgisayar

23

2

 

Dizüstü Bilgisayar

4

3

 

Yazıcı + Fotokopi

3

5

 

Faks + Tarayıcı

1

 

            2.3-Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar

 

Üniversitemiz Bilgi İşlem Dairesi'nin; başta ağ cihazları ve fiber kablolama olmak üzere bilişim hizmetleri alanında hizmet verdiğinden, Başkanlığımız bu hizmetlerden yararlanarak internet erişimini sağlamaktadır.

 

Üniversitemizde Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı'nda mevcut olan Taşınır Mal

Otomasyonu, Kamu İhale Otomasyonu ile Faaliyet Otomasyonu yazılımları, Maliye Bakanlığı BUMKO (e-bütçe) otomasyonu ve Kamu İhale Kurumunun Elektronik Platformu (EKAP) Başkanlığımız tarafından yapılan İhalelerde kullanılmaktadır. 

  

Üniversitemiz Bilgi İşlem Dairesi’nin; başta ağ cihazları ve fiber kablolama olmak üzere bilişim hizmetleri alanında hizmet verdiğinden, Başkanlığımız bu hizmetlerden yararlanarak internet erişimini sağlamaktadır.

Yazılım ve Bilgisayarlar  

3.  İnsan Kaynakları

 

Personel profili olarak;

1 Daire Başkanı V.

2 Şube Müdürü 

1  Sivil Savunma Uzmanı V.

2 Şef

9 Şoför

3 Ambar Memuru

5 Bilgisayar İşletmeni

1 Memur 

1 Hizmetli

1 Kaloriferci

1 Temizlik Şefi

olmak üzere toplam 27 idari personel görev yapmaktadır. 

  

Eğitim Durumu/Mezuniyet

Çalışan Sayısı

Eğitim  Yüzdesi

ORTAÖĞRETİM+LİSE

3

% 13

ÖNLİSANS

5

% 22

LİSANS

15

% 65

Genel Toplam

23

100

Personelin Eğitim Durumu

  

 

İdari Personelin Hizmet Süresi

 

Yıl

0 – 5 Yıl

6 – 10 Yıl

11 – 15Yıl

16 – 20 Yıl

21 ve Üzeri

 

Kişi Sayısı

3

5

5

3

7

 

Yüzde

%13

%22

%22

%13

%30

             

 

İdari Personelin Hizmet Süresine Göre Dağılımı

 

 

5.  Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi

 

MEVZUAT

 

DEVLET İHALE KANUNU

Kanun Numarası                 

:  2886 

Kabul Tarihi                        

:  8/9/1983 

Yayımlandığı R.Gazete          

: Tarih : 10/9/1983   Sayı : 18161

Yayımlandığı Düstur             

 

 

KAMU İHALE KANUNU

: Tertip : 5   Cilt : 22   Sayfa : 573 

Kanun Numarası                     

: 4734

Kabul Tarihi                            

: 4/1/2002

Yayımlandığı R.Gazete           

: Tarih: 22/1/2002    Sayı: 24648

Yayımlandığı Düstur               

: Tertip: 5,  Cilt: 42,  Sayfa:

 

 

KAMU İHALE SÖZLEŞMELERİ KANUNU

Kanun Numarası         

 

: 4735

Kabul Tarihi                     

 

: 5/1/2002

Yayımlandığı R.Gazete    

 

: Tarih: 22/1/2002    Sayı: 24648

Yayımlandığı Düstur       

 

: Tertip: 5,  Cilt: 42,  Sayfa:

 

 

 

 

 

 

HARCIRAH KANUNU

Kanun Numarası                                        : 6245

 

Kabul Tarihi                                                   : 10.2.1954

 

Yayımlandığı  R.  Gazete           : Tarih: 18.2.1954, Sayı: 8637

 

Yayımlandığı  Düstur           : Tertip: 3, Cilt: 35, Sayfa: 321

 

DEVLET MEMURLARI KANUNU 

 Kanun Numarası                 

: 657

 Kabul Tarihi                        

: 14/7/1965

 Yayımlandığı R.Gazete        

: Tarih : 23/7/1965   Sayı : 12056

 Yayımlandığı Düstur            

: Tertip : 5   Cilt : 4   Sayfa : 3044

 

KAMU MALİ YÖNETİMİ VE KONTROL KANUNU 

Kanun No                                

: 5018

Kabul Tarihi                

: 10.12.2003 

Resmi Gazete Tarihi               

: 24/12/2003 

Resmi Gazete Numarası      

: 25326

 

SOSYAL GÜVENLİK KURUMU KANUNU 

Kanun No                                

: 5502

Kabul Tarihi                

: 16.05.2006 

Resmi Gazete Tarihi               

: 20.05.2006 

Resmi Gazete Numarası      

: 26173

 

 SİVİL SAVUNMA KANUNU  

 Kanun Numarası                               : 7126

 Kabul Tarihi                                     : 9/6/1958

 Resmi Gazete Tarihi                        : 13/6/1958   Sayı : 9931

 Yayımlandığı Düstur                       : Tertip : 3   Cilt : 39   Sayfa : 1098

Ayrıca yukarıdaki kanunlara bağlı yönetmelik ve tebliğler.

 

Başkanlığımızın Görev ve Sorumlulukları:

A- Maaş Tahakkuk İşlemleri

   Üniversite merkez birimlerinde görevli personelin maaşlarının tahakkuku için gerekli koordinasyonu sağlamak. 375 Sayılı KHK ile Sürekli İşçi kadrosuna geçirilen yaklaşık 200 personelin maaş ve özlük işlemlerinin takibi, maaş işlemlerinin yapılması, Raporların SGK sistemine işlenmesi ve takibi,  Emekli kesenekleri ile ilgili merkezi çalışmayı gerçekleştirmek. Fiili Hizmet Tazminatı ile ilgili işlemleri sonuçlandırmak. Üniversitemizde bulunan telefon faturalarının ödenmesi, Elektrik, Su faturalarının takibi, yurtiçi sürekli, geçici ve yurtdışı yollukları yapılmaktadır.

 

B- Satın Alma

 Rektörlük Merkez örgütü ve ödeneği toplu olarak verilen tüm birimlerin demirbaş, makine teçhizat, satın alımları yapılarak bunlara ilişkin tahakkuk işlemlerini yürütmek. İkinci öğretim gelirlerinden satın alınması gereken mal ve hizmetleri Üniversite genelinde yürütmek. Üniversitemiz Merkez Kampusu birimlerinin temizlik güvenlik hizmetlerinin sağlanması. Merkez birimlerin kullanımında bulunan makine-teçhizat ve cihazların yıllık bakım ve onarım sözleşmelerinin yapılması ve yedek parçalarının temin edilmesi, taşıtların bakım ve onarımının yaptırılması, yedek parçalarının temini ile ilgili satın alma işlemlerini yürütmek. Üniversitemize ait tüm birimlerin, makine teçhizat, kırtasiye, temizlik, büro malzemesi ve demirbaş ihtiyaçlarının Devlet Malzeme Ofisi’nden, Avans ve Kredilerin açılması yoluyla alınacak olan malzemelerin D.M.O.‘dan ya da DMO’da bulunmayan malzemeler ihale edilerek ihalesi üzerinde kalan firmalardan temin edilmesi sonucu Üniversitemiz depolarına teslim etmek. Üniversitemiz posta hizmetlerinin yürütebilmesi için pul alımı Mahkeme Kararları, Memurların Öğle Yemeğine Yardım, Cari ve yatırım harcamalarının tamamının tahakkuklarının yapılıp ödemesi yürütülmektedir.

 

4734 Kapsamında İhaleler:

Üniversitemizin Mal ve Hizmet Alım Giderleri ve Sermaye Giderleri programında yer alan proje ödeneklerinin Bütçe Kanunu ekinde yer alan cetvellerde belirtilen limitler dahilinde 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu'nda belirtilen ihale usullerine göre satın alma işlemlerini yapmak

a-                      Doğrudan alımlar:

4734 sayılı kamu ihale kanunun 3. Maddesi ve 22. Maddesi kapsamında Satın alınması gereken tüm satın alma işlerini yapmak.

b-                      Kamu alımları

Kamu Kurumlarınca verilen hizmetler karşılığı yapılan ödemeler

C- Kiralama

 Üniversitemiz taşınmazlarının kiraya verilmesiyle ilgili işlerin ihaleleriyle sekretaryalığı başkanlığımızca yürütülmektedir. 

 

D- Ayniyat İşlemleri;

Daire Başkanlığımızca satın alması yapılan mal malzeme ve ekipmanları Üniversitemize bağlı Fakülte, Enstitü ve Yüksekokullar ile İdari Birimlerimize dağıtımını yapmak devir giriş çıkışlarını yapmak ambar kontrollerini yapmak miktar ve değer olarak kayıt ve takip etmek. Yılsonunda da mevcutları miktar ve değer olarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı vasıtasıyla Maliye Bakanlığına bildirmek,

Başkanlığımızın görevleri olarak sayılabilir.

 

E- Sivil Savunma

Sivil Savunma Uzmanlığı - 5902 sayılı Afet ve Acil Durum Yönetimi Başkanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun gereğince Daire Başkanlığımızca Yürütülmektedir.

Afet ve acil durum seferberlik ve benzeri durumlara kurumun tüm birimlerini hazır duruma getirmek gerekli tatbikat ve hazırlıkları yapmak.

 

 6.  Faaliyet Alanları İle Ürün ve Hizmetlerin Belirlenmesi 

 

  

Faaliyet Alanı – Hizmet

 

FAALİYET ALANI 1 Tahakkuk İşlemleri;

                      Hizmet 1 Satın alma giderlerine ait fatura tahakkuku.

                      Hizmet 2 Üniversitemize ait telefon, elektrik, su ve doğalgaz faturalarının                                                 tahakkuku.

                      Hizmet 3 Yurtiçi ve yurtdışı geçici ve sürekli görev yolluklarının tahakkuku.

                      Hizmet 4 Uluslararası kuruluşlara ve kurslara katılım ücretlerinin tahakkuku.

                      Hizmet 5 Avans ve kredi mahsup işlemleri.

                      Hizmet 6 Memurların öğle yemeğine yardım hizmetlerinin tahakkukunun                                          yapılması.

FAALİYET ALANI 2 Satın alma ve Taşınır Kayıt Kontrol İşlemleri;

                       Hizmet 1 Üniversitemiz birimlerinin bütçe kanunu ekinde yer alan (E) işaretli  

                                      cetvelde belirtilen limitler dahilinde 4734 sayılı Kamu İhale   

                                      Kanununda belirtilen ihale usullerine göre satın alma işlemleri.

                      Hizmet 2 Gümrüğe gelen bedelli veya bedelsiz (hibe-bağış)                                        malzemenin gümrük işlemlerinin yapılması. 

                       Hizmet 3 Üniversitemize alınan malzemenin taşınır kayıt işlemlerinin                                          yapılması.

                       Hizmet 4 Üniversitemiz geneli temizlik hizmet alımı, güvenlik hizmet                                        alımı, personel taşıma işi, hizmet araçlarının kiralanması ve akaryakıt                                        alımının yapılması.  

                                       

FAALİYET ALANI 3 Sivil Savunma Faaliyetlerimiz;

                        Hizmet 1 Milli Güvenlik ve Sivil Savunma konulu hizmet içi eğitimler                                         vermek.

                        Hizmet 2 Üniversitemiz genelindeki yangın söndürme ekipmanlarının                                            periyodik olarak takibini yapmak.

 

 

 

 7-Paydaş Analizi

 

 

 

Paydaş Listesi

 

 

Paydaş Adı

İç Paydaş /

Dış Paydaş /

Müşteri

Neden Paydaş

Önceliği

Akademik Personel

Müşteri, İç Paydaş

Yurtiçi ve yurtdışı yolluklar sebebiyle. 

Üniversitemiz çalışanı.

İdari Personel

Müşteri, İç Paydaş

Yurtiçi ve yurtdışı yolluklar sebebiyle. 

Üniversitemiz çalışanı.

Üniversitemiz Birimleri

Müşteri, İç Paydaş

Mal ve Hizmet Satın alınması.

Temel ortak.

Başbakanlık

Dış Paydaş

Kural koyucu.

Temel ortak.

YÖK

Dış Paydaş

Kural koyucu.

Temel ortak.

Kamu İhale Kurumu

Dış Paydaş

Kural koyucu.

İhale Kanunları çerçevesinde satın alma işlemlerinin gerçekleşmesi. 

Hazine Müsteşarlığı

Dış Paydaş

Kural koyucu.

Temel ortak.

Maliye Bakanlığı

Dış Paydaş

Kural koyucu.

Temel ortak.

Sayıştay

Dış Paydaş

Kural koyucu.

Temel ortak.

MEB

Dış Paydaş

Kural koyucu.

Temel ortak.

DPT

Dış Paydaş

Kural koyucu.

Temel ortak.

Sağlık Bakanlığı

Dış Paydaş

Kural koyucu.

Temel ortak.

Gümrük Müsteşarlığı

Dış Paydaş   

Kural koyucu.

Temel ortak.

Sanayi Bakanlığı

Dış Paydaş   

Kural koyucu.

Temel ortak.

Basın İlan Kurumu

Dış Paydaş   

Satın alma ilanlarımızın yayımlanması

Temel ortak.

Bankalar

Dış Paydaş   

Aracı mali kurum

Stratejik ortak.

Firmalar(Tedarikçiler)

Dış Paydaş   

Mal ve Hizmet arz eden.

Stratejik ortak.

Diğer Üniversiteler

Dış Paydaş   

Bilgi paylaşımı.

Stratejik ortak.

Sivil Toplum

Örgütleri(Sendika vs.)

Dış Paydaş   

 

Stratejik ortak.

Yerel Yönetimler

Dış Paydaş   

 

Stratejik ortak.

TÜBİTAK

Dış Paydaş   

 

Stratejik ortak.

 

 

Paydaş Adı

 

Faaliyet Alanı 1

 

 

Faaliyet Alanı 2

Faaliyet Alanı 3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

H 1

H 2

H3

H4

H5

H 6

H1

H2

H3

H 4

H 5

H1

H2

Akademik

Personel

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

İdari Personel

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Üniversitemiz Birimleri

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gümrük

Müsteşarlığı

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kamu İhale Kurumu

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Maliye Bakanlığı

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sayıştay

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Basın İlan kurumu

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bankalar

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Firmalar

(Tedarikçiler)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8. GZFT Analizi

 

Durum analizi kapsamında kullanılan temel yöntem GZFT (Güçlü Yönler, Zayıf Yönler, Fırsatlar ve Tehditler) (SWOT) Analizidir. 

 

Başkanlığımız Stratejik Planı yapılırken; güçlü ve zayıf yönlerimizi, çevresel faktörlerin Başkanlığımız için ne gibi fırsatlar ve tehditler ortaya koyduğu stratejik planlama ekibi tarafından analiz edilmiş olup Başkanlığımızın geleceğe dönük stratejileri buna göre geliştirmeyi amaçlamaktır.  

 

Burada amaç; güçlü yönümüzü korumak ve geliştirmek, zayıf yönlerimizi güçlendirmek, fırsatları iyi kullanmak ve tehditlere karşı nasıl tedbir almamız gerektiğini incelemektir.

 

  

 

 

 

GÜÇLÜ YÖNLER

ZAYIF YÖNLER

 

 

1. Başkanlığımız bütçe kayıtlarının elektronik ortamda saklanması,

1. 4734 sayılı Kamu ihale kanunu ve kanuna bağlı mevzuatta sık sık değişikliğe gidilmesi nedeniyle mevzuat takibinde meydana gelebilecek aksaklıklar ile FETÖ/PDY ilişkili firmalar yüzünden Satın alma / İhale süreçlerinde meydana gelebilecek gecikme ve aksaklıklar.

2.                Bağlı Müdürlüklerin bir arada olması,

3.                Daimi internet bağlantısının bulunması,

4.                Başkanlığımıza bağlı Şube Müdürlüklerinde hiyerarşik yapının bulunması,

5.                Yeterli donanıma sahip olmamız,  

6.                Personelin bilgi düzeyinin yüksekliği,

7.                İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı'nın diğer birim ve kurumlarla ilişkilerinin güçlü olması,

 

 

 

 

 

 

 

8. Hizmet verilen müşterilerin memnuniyeti,

 

 

9. Personelin değişime ve gelişime açık olması,

 

 

10. Mevcut iş disiplinine sahip olması, 

 

 

FIRSATLAR

 

TEHDİTLER

1.      Üniversitemizin uluslararası bir kurum olması,

2.      Personele, konusu ile ilgili hizmet içi eğitimin veriliyor olması,

3.   Deneyimli, konusunda uzman, yenilikçi personele sahip olması,

1. Personel maaşlarının düşük olması ve memleketi Uşak olmaması gibi nedenlerle nitelikli elemanlarımızın başka kurum ve birimlere geçme isteğinin fazlalığı,

4.   Üniversitemizde yapılacak olan görevde yükselme / unvan değişikliği sınavları sayesinde liyakat ilkesine uygun olarak yükselme ve motivasyonun sağlanması.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Güçlü Yönler

 

G1  Başkanlığımız  bütçe kayıtlarının elektronik ortamda saklanması,

 

      Erişimin kolay olması.

 

G2 Bağlı Müdürlüklerin bir arada olması,

 

      İş akışında zamandan tasarruf.

 

G3 Daimi internet bağlantısının bulunması,

    

      Bilgiye anında erişim

 

G4 Başkanlığımıza bağlı Şube Müdürlüklerinde hiyerarşik yapının bulunması,

 

      Otokontrolün sağlanması.

 

G5. Yeterli donanıma sahip olmamız,  

 

     Ofis araç ve gereçlerinin ihtiyaca cevap vermesi.

 

G6 Personelin bilgi düzeyinin yüksekliği

        

      Çalışanların yasal mevzuata hakim olması.

 

G7. İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı'nın diğer birim ve kurumlarla ilişkilerinin güçlü                Olması

      Başkanlığımızın mal ve hizmet alımları gibi uzman olduğu konularda diğer kurum ve kuruluşlara rehberlik yapması.

 

G8. Hizmet verilen müşterilerin memnuniyeti

       

       Mal ve hizmet taleplerinin zamanında, kanunlara uygun olarak temin edilmesi.

 

 

G9. Personelin değişime ve gelişime açık olması

 

      Yeni yasal düzenleme ve teknolojik gelişmelere çalışanların kolay adapte olması.

 

 

G10. Mevcut iş disiplinine sahip olması  

 

       Çalışanların hak ve sorumluluklarının farkında olması.

 

 

  Zayıf Yönler

 

Z1 4734 sayılı Kamu ihale kanunu ve kanuna bağlı mevzuatta sık sık değişikliğe gidilmesi nedeniyle mevzuat takibinde meydana gelebilecek aksaklıklar. FETÖ/PDY ilişkili firmalar yüzünden Satın alma / İhale süreçlerinde meydana gelebilecek gecikme ve aksaklıklar ile Personel maaşlarının düşük olması ve memleketi Uşak olmaması gibi nedenlerle nitelikli elemanlarımızın başka kurum ve birimlere geçme isteğinin fazlalığıdır.

 

 

Fırsatlar

 

 

F1. Üniversitemizin uluslararası bir kurum olması,

      Uluslararası standartlarda ve tercih önceliği olan bir üniversite olması.

 

F2. Personele, konusu ile ilgili hizmet içi eğitimin veriliyor olması,       Değişime en kısa sürede uyum sağlama.

 

F3.  Deneyimli, konusunda uzman, yenilikçi personele sahip olması. İş veriminin yüksek, hata payının sıfıra yakın olması.

 

 F4. Üniversitemizde yapılacak olan görevde yükselme / unvan değişikliği sınavları sayesinde liyakat ilkesine uygun olarak yükselme ve motivasyonun sağlanması.

 

 

Tehditler

 

T1. Personel maaşlarının düşük olması kendi memleketinde çalışma isteği gibi nedenlerle nitelikli elemanlarımızın başka kurum ve birimlere geçme isteği

      Kalifiye personel kaybının iş yükü üzerindeki olumsuz etkisi. 

 

 

 9. Çevre Analizi

 

 

 

Çevre Analizi

 

POLİTİK

EKONOMİK

1.YÖK yasasındaki değişiklikler,

1. Türkiye’nin enflasyon sorunu,

2.Türkiye’nin AB üyeliği,

2.Kamu personelinin ücret dengesizliği, 

 

 

SOSYAL

TEKNOLOJİK

1.Herkesin ikinci bir dilinin olması,

1.Bilgisayar ve internet kullanımı,

2.İşsizlik sorununun çözümü,

2.İşlerin internet üzerinden her an yönetimi,

 

3.Sanal ticaretin yaygınlaşması,

 

Politik

 

P1. YÖK yasasındaki değişiklikler,

P2. Türkiye’nin AB üyeliği,

 

Ekonomik

 

E1 Türkiye’nin enflasyon sorunu,

E2 Kamu personelinin ücret dengesizliği,

 

Sosyal

 

S1. Herkesin ikinci bir dilinin olması,

       Uluslararası yazışmalarda kolaylık sağlaması.

S2.İşsizlik sorununun çözümü, Ülke ekonomisine katkısı.

 

 

Teknolojik

 

T1. Bilgisayar ve internet kullanımı,

     Geliştirilen otomasyon sistemleri (EKAP, e-butce, taşınır mal otomasyonu,) ile internet ve bilgisayar kullanımı zorunlu hale gelmiştir.

 

T2. İşlerin internet üzerinden her an yönetimi,     

       Elektronik ortamın her mekânda kullanımı evrak ve iş takibi açısından zaman tasarrufu              getirmiştir.

T3. Sanal ticaretin yaygınlaşması,        Kaliteye kolay erişim.

       

  

STRATEJİK PLAN

 

A. Başkanlığımızın Misyonu

           “İlgili mevzuat hükümleri çerçevesinde her türlü kamu kaynağını verimli, etkin ve ekonomik bir şekilde kullanarak, Üniversitemiz birimlerinin ihtiyacı olan mal ve hizmet alımlarının temini için , mevcut ödenekler kanunlar, genelgeler dahilinde zaman, kalite ve fiyat çerçevesinde satın alınması, depolanması ve dağıtılması, üniversitemiz personel maaşının zamanında hazırlanması, sağlıklı bir çevre koşulunun sağlanması çevre düzeni çalışmalarıyla çağımıza yakışır hale getirilmesi için çaba sarf edilmesidir.”

 

B. Başkanlığımızın Vizyonu

             “Temel odak nokta, kaynak denetimi, hizmet üretiminin niteliğinin artırılması kısaca daha fazla etkililik yönetimde yenilikleri izleme ve teknolojik araçları kullanmayla insan ihtiyaçlarının sonsuz olduğu dikkate alındığında içinde yaşadığımız gerçeği algılama ileriye bakışın en temel özelliğini dikkate alıp kendimize yeni bir yol ve rol bulabilme çabasıyla; Üniversite içerisinde Kurumsal değerleri benimsemiş, idari ve mali mevzuata hakim, konusunda uzman, katılımcı, yenilikçi, yaratıcı, özverili personeli ve gurur duyulan, temin ettiği kaynakları en iyi şekilde kullanarak vereceği hizmet ile Üniversitemizde örnek bir Başkanlık olmak.”

 

TEMEL DEĞERLER

  

       Toplumsal Yararlılık,

       Çağdaşlık, 

       Katılımcılık,

       Ortak aklı oluşturmak için her düzeyde katılımcılığı teşvik ederek öneri ve görüşlere tam anlamıyla açık olmak. 

       Güvenilirlik,

       Çevrecilik,

       İş birliği, dayanışma ve paylaşma,

       Yenilikçilik ve Yaratıcılık,

       Yenilikleri izleyen ve değişimlere hızla uyum sağlayan, kurum içinde haksız rekabeti tümüyle dışlayan, çalışanları yüksek performansa götüren bir yarışmacılık ortamını sürekli korumak.

       Şeffaflık,

       Kurallar ve süreçlerle ilgili olarak kuşkuya yer bırakmayacak şeffaflıkta olmak.

       Hesap verilebilirlik,

       Yaptığı iş ve işlemlerin tümüyle ilgili olarak, her zaman topluma ve paydaşlarına hesap vermeye hazır olmak.

       Çalışan memnuniyeti,

       Çalışan memnuniyetinin en önemli başarı göstergesi olduğuna inanmak.

 

 

STRATEJİK AMAÇLAR

 

(Amaç 1)

Üniversitemiz kaynaklarının etkin, ekonomik, verimli ve şeffaf bir şekilde kullanımını sağlamak ve teknolojik altyapıyı güçlendirmek.

 

 (Amaç 2)

Başkanlığımızda toplam kalite ve iş verimi değerlendirmesi yaparak personelin performansını arttırıcı faaliyetler düzenlemek. 

 

 

STRATEJİK HEDEFLER

 

            Başkanlığımız ulaşmak istediği yerin, belirlenen hedefler doğrultusunda performans ve kritik performans ölçütlerimizi kullanarak, sonuçların ölçülmesi ile ulaşmayı hedeflemiştir.  

 

Stratejik amaçlarımızın, kurumumuz ve birimimiz işlevini daha ileri bir noktaya götürecek nitelikte olması, aynı zamanda gerçekçi ve ulaşılabilir olunmasına dikkat edilerek hazırlanmıştır.

 

Stratejik amaçlarımızda misyonumuzu yerine getirmek için neler yapılması gerektiğini ve orta vadede neleri başarmamız gerektiği ile şu andaki faaliyetlerimiz, birimimiz dışı ile uyumlu mudur, değilse değiştirilmesi gerekip gerekmediği, diğer kamu kuruluşlarıyla ortak amaçlara sahip olup olmadığı konular araştırılmıştır.

  

Burada amaç; Müşteri memnuniyetine dayalı olan, kendisine hedefler koyan ve bu hedeflere ulaşmada “Stratejik Plan” hazırlayan, misyon, vizyon ve ilkelerine uygun bu planı devamlı değerlendirilerek gözden geçiren, hedefte öngörülmeyen bir sapma olması halinde stratejik planda revize edilerek değişikliklerin yapılmasını amaçlayan bir Başkanlık yaratmaktır.

 

Başkanlığımız tüm personelin katılımıyla belirlenen ve Başkanlığımızca da uygun görülen “Stratejik Amaçlarımız” aşağıda gösterilmiştir.

 

Hedeflerimiz, stratejik amaçlarımızın gerçekleştirilebilmesi için ortaya konulan çok özel ve ölçülebilir alt amaçlar olarak belirlenmiştir. 

 

Stratejik amaçların aksine, hedeflerin sayısal (miktar, maliyet, kalite ve zaman cinsinden) olarak ifade edilmesine, stratejik amaçların tanımlanmış bir zaman dilimini (birer yıllık süreyi) kapsayacak şekilde hazırlanmasına, nitelik ve nicelik olarak ifade edilmesine özen gösterilmiştir. Bir stratejik amacı gerçekleştirebilmek için birden fazla hedef belirlenmiştir.

 

Burada amaç; Stratejik Amaçlar yerine getirilirken, hedeflerin yeterince açık ve anlaşılabilir ayrıntıda, ölçülebilir, iddialı fakat imkânsız olmamasına, sonuca odaklanmış ve zaman çerçevesi belli olmasına özen gösterilmiştir.

 

Başkanlığımızın stratejik amaçlarına yönelik stratejik hedeflerimiz aşağıdaki gibidir.

 

 

 (Amaç 1)

 

Üniversitemiz kaynaklarının etkin, ekonomik, verimli ve şeffaf bir şekilde kullanımını sağlamak ve teknolojik altyapıyı güçlendirmek.

 

      Hedef 1.1Başkanlığımız işlemlerinin 2020 yılı sonuna kadar elektronik ortamda takip edilmesine yönelik olarak yazılım programlarını tamamlamak.

 

            Hedef 1.2 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ile 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu uyarınca yapılan mal ve hizmet alımlarında kaliteyi artırmak.

 

(Amaç 2)

 

Başkanlığımızda toplam kalite ve iş verimi değerlendirmesi yaparak personelin performansını arttırıcı faaliyetler düzenlemek

 

           Hedef 2.1 Hizmet içi eğitim sürekliliği sağlanarak çalışanların gelişmelerini ve performans artışlarının sağlanması

                          

           Hedef 2.2 Personeli imkanlar dahilinde sosyal tesislerden ve üniversitemiz sosyal imkanlarından azami ölçüde yararlandırmak, dil, ilkyardım vb. kurslara göndermek. 

 

 (Amaç 3)

 

Üniversitemiz için Sivil Savunma tedbirleri almak.

 

       Hedef 3.1 İhtiyaç halinde Sivil Savunma için gereken malzemeyi temin etmek.

 

       Hedef 3.2 Temin edilen malzemenin periyodik olarak bakım ve onarımını sağlamak.

 

       Hedef 3.3 Olağanüstü durumlara hazırlıksız yakalanmamak için eğitim seminerleri düzenlemek ve tatbikat yapılmasını sağlamak.  

 

 

STRATEJİLER

 

(Amaç 1)

Üniversitemiz kaynaklarının etkin, verimli ve şeffaf bir şekilde kullanımını sağlamak ve teknolojik altyapıyı güçlendirmek.

 

       Hedef 1.11Başkanlığımız işlemlerinin 2020 yılı sonuna kadar elektronik ortamda takip edilmesine yönelik olarak yazılım programlarını tamamlamak.                            

Strateji 1 Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı ile koordinasyon halinde olmak.                             Strateji 2 Elektronik imzanın kullanımının yaygın hale getirilmesi.

 

 

            Hedef 1.2 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ile 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu uyarınca yapılan ihaleleri ve sonuçlarının Dairemiz web sayfasında yayınlayarak, şeffaflığı 2020 yılı sonuna kadar tam  olarak sağlamak.

 

                        Strateji 1 İhale sonuçları ile ilgili mal ve hizmet tesiliminden sonra evrak                                                takibinin aşamalarını bildirmek,

                        Strateji 2 Mal ve hizmet tesliminden sonra evrak akışının hangi aşamada                                               olduğunun internette düzenli olarak yayınlamak,

                            

 

(Amaç 2)

Başkanlığımızda toplam kalite ve iş verimi değerlendirmesi yaparak personelin performansını arttırıcı faaliyetler düzenlemek

 

            Hedef 2.1 Hizmet içi eğitim sürekliliği sağlanarak çalışanların gelişmelerini ve performans artışlarının sağlanması.     

                          

     Strateji 1. Hizmet içi eğitim seminerleri düzenlemek

                            Strateji 2. Hizmet içi eğitim çalışmaları sınıfta/toplantı şekliyle sınırlı                                                   kalmamalı, personel değişik mekân ve ortamlarda da eğitime tabi                                               tutulmalı.                            

 

 

            Hedef 2.2 Yetki ve sorumluluk devralabilen, alanında çağdaş gelişmeleri izleyebilen, kendisini yenileyebilen memurlar yetiştirilmesi.

 

                            Strateji 1 Başkanlığımız birimleri arasında rotasyon sağlamak.  

                            Strateji2 Yönetim ve personel arasında koordinasyonu sağlamak.  

    Strateji3 Personelin kanun, yönetmelik ve tüzükleri en iyi şekilde öğrenerek                      bilgilerini taze tutması.

 

(Amaç 3)

 

Üniversitemiz için Sivil Savunma tedbirleri almak.

 

           Hedef 3.1 İhtiyaç halinde Sivil Savunma için gereken malzemeyi temin etmek.

 

                           Strateji 1 Yangın tüpü, ilkyardım malzemesi temin etmek. 

 

         Hedef 3.2 Temin edilen malzemenin periyodik olarak bakım ve onarımını sağlamak.

                         

                         Strateji 1 Savunma ekipmanlarının ve yangın tüplerinin kullanılabilir                                             olmasını sağlamak.

 

        Hedef 3.3 Olağanüstü durumlara hazırlıksız yakalanmamak için eğitim seminerleri düzenlemek ve tatbikat yapılmasını sağlamak.  

 

                        Strateji 1 Acil durumlarda personelin ne yapacağını bilmesi için görev                                          dağılımı yapmak. 

PERFORMANS GÖSTERGELERİ

 

 

 

Performans Göstergeleri

 

 

Performans Göstergesi

Performans

Göstergesi

Türü

 1. Tahakkuk sonuçlandırma süresi (Zaman)

Çıktı 

 2. Yapılan tahakkuk sayısı /personele oranı

Verimlilik

 3 Personel başına düşen tahakkuk sayısı (Yıllık)

Verimlilik

 4 Hatalı tahakkuk sayısı

Kalite

 5. Satın alma dosya sayısı

Sonuç

 6. İhaleye katılan firma sayısı

Sonuç

 7. İhaleyi sonuçlandırma süresi

Verimlilik

 8. Birim mal ve hizmet alımları isteği ile mal ve hizmet teslim tarihi ve sonuçlandırma süresi

Sonuç/Kalite

 9. Satın almada sonuçlanan ihale sayısı

Sonuç

10. İhale şekli ve bütüne oranı

Girdi/Sonuç

 

 İZLEME VE DEĞERLENDİRME

 

Faaliyetlerimizin etkin olarak gerçekleştirilebilmesi, uygulama aşamasına geçmeden önce stratejik planla hedeflerimizin nesnel ve ölçülebilir göstergeler olarak ortaya konulması gerektiği bilinci ile “Başkanlığımız Stratejik Plan Taslağının” hazırlanmasına özen gösterilmiştir.

 

İzleme ve değerlendirme süreci, kurumsal öğrenmeyi ve buna bağlı olarak faaliyetlerin sürekli olarak iyileştirmesini sağlayarak, hesap verme sorumluluğunun oluşturulmasına katkıda bulunur. Stratejik plan dahilindeki faaliyetlerin izleme ve değerlendirmeye tabi tutulması gerekliliği, aksi takdirde ise ilgililerin hesap verme sorumluluğunu ortadan kaldıracaktır.  Bu durumda stratejik plan sadece bir belge olmaktan ileriye geçmeyecektir.

 

 İZLEME

 

Stratejik amaç ve hedeflerimizin gerçekleştirilmesine ilişkin durumun dönemsel (belirli bir sıklıkla) olarak izlenmesi, stratejik göstergeleri esas alınarak değerlendirilmesi ve bunların raporlanması ile ilgililere sunulması, Başkanlığımızın izleme faaliyetlerini oluşturur.

 

İzleme raporunda; stratejik amaçlarımız, bunlara ilişkin hedeflerimiz, faaliyet ve projelerimiz, mevcut durum ile gerçekleşmeler konusunda açıklamalar ve bunlara ilişkin yorumlara yer verilerek hazırlanmaktadır.

 

İzleme raporunda; stratejik göstergeleri ile ilgili verilerin düzenli olarak toplanması ve değerlendirilmesi, stratejik amaçlarımızın ve hedeflerimizin radikal değerlendirme imkanını sağlayarak beklenmeyen durumlara karşı daha hızlı ve daha etkili bir şekilde tedbir alınmasına ve stratejik plan ve hedeflerimizde revize yapılmasına yarayacaktır.

 

 DEĞERLENDİRME

 

Başkanlığımız stratejik amaçları ve bunlara ilişkin hedeflerimizin stratejik göstergeleri ile ve yıllara (dönemsel) göre kıyaslanabilir karşılaştırmaların analiz edilmesidir.

Başkanlığımız stratejik planlama ekibinin 23/07/2018 tarihinde yaptığı çalışmalar ile stratejik planlarımıza ilişkin stratejik gösterge ve ölçütleri belirlenmiş, bu ölçüm ve değerlendirmeye göre, gerçekleşecek sonuçların önceden belirlenmesi stratejik amaçlarımızla ve hedeflerimizle ne ölçüde örtüştüğünün ortaya konulmasına çalışılacaktır.

Performans ölçüm ve değerlendirmesi ile Yönetme etkinliğimizin sağlanması, hedeflere daha kolay ulaşılması, hizmet kalitesinin artırılmasını, bütçenin verimli kullanımının sağlanması, kıt olan kaynaklarımızın nerelere harcandığı konusunda cevap verilebilirliğinin ortaya konulması sağlanacaktır.

 


Oluşturma: 26 Ocak 2021